Факсимиле это печать или штамп

Факсимиле это печать или штамп

  • Что такое факсимильная подпись
  • Как принимать факс по интернету
  • Имеет ли юридическую силу электронная подпись

Для чего нужна факсимильная подпись

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в делопроизводстве многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным контрагентом. Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .

Читайте также:  Отказное заявление от наследства

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .

Читайте также:  Признание безвестно отсутствующим должника по алиментам

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Факсимиле — что это?

Факсимиле (лат. Fac simile – сделай подобное) представляет собой печать, воспроизводящую собственноручную подпись, или ее сканированное изображение (файл), которое включается в текст документа. Факсимиле высокого качества практически неотличимо от оригинала подписи.

Удобство использования факсимиле не вызывает сомнений- наличие факсимиле руководителя – залог оперативности в решении задач предприятия.

Нормативное регулирование применения факсимиле

Возможность использования при совершении сделок факсимиле предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.»

Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Важно помнить, что соглашение сторон об использовании факсимиле необходимо подписать собственноручно. При этом факсимиле подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.

Изготовление факсимиле

При выборе изготовителя печатей, штампов, факсимиле обращайте внимание на его опыт и деловую репутацию. Отдавайте предпочтение сертифицированным производителям. Помните, что от благонадежности штемпелеизготовителя напрямую зависит безопасность Вашей организации.

Изготовление факсимиле возможно с использованием нескольких технологий. Наиболее четкий оттиск факсимиле гарантирует изготовление по технологии лазерной гравировки. В этом случае возможно использование автоматической или ручной оснастки. Автоматическая оснастка незаменима при проставлении большого количества оттисков, а ручная оснастка, особенно карманные ее варианты, очень удобна для того, чтобы носить факсимиле с собой. Особое внимание стоит обратить на изготовление факсимиле по красконаполненной технологии. При этом клише факсимиле запитывается краской, которой хватает на 3000-5000 оттисков, использование штемпельной подушки не требуется.

Читайте также:  Можно ли строить дом на участке снт

Использование факсимиле

Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать во внутренней документации предприятия. Как правило, это Положение о факсимиле. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности факсимиле, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.

Ограничения использование факсимиле

Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности , запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным.

Это ограничение также распространяется:

  • на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
  • платежные документы;
  • случаи оформления карточки с образцами подписей;
  • доверенности;
  • векселя.

Отдельного внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи. Однако арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено. Исключением могут быть лишь дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.

Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение факсимиле в них запрещено.

Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.

Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.

Факсимиле. Как оформить заказ?

Для того, чтобы оформить заказ на изготовление факсимиле, воспользуйтесь нашим интернет-магазином или обратитесь к менеджерам "Полиграфыч"

Ссылка на основную публикацию
Увольнение после больничного листа дата увольнения
Увольнение работника по инициативе работодателя в период его нахождения на больничном не допускается. Другое дело, если человек увольняется по собственному...
Судебная практика по капитальному ремонту многоквартирных домов
Капитальный ремонт представляет собой определенный комплекс работ, направленный на обеспечение нормального, с точки зрения законодательства и строительных норм, состояния. Он...
Судебная практика это определение
Решения судов, основанные на применении норм Гражданского кодекса Российской Федерации. В разделе представлены судебные решения по различным статьям ГК РФ...
Увольнение при банкротстве компании
Разделы законодательства, регулирующие трудовые права работников Одним из ключевых прав гражданина Российской Федерации, утвержденных ее действующим законодательством, включая Конституцию страны,...
Adblock detector